起業したら経理処理を行わなければならないのですが、みなさんは何を基準に会計ソフトを選んでいますか。
会計処理は税理士事務所に任せているから関係ないよ、なんていう方もいるとは思いますが、自社で会計処理を行う場合には、やはり使い勝手のよいものでないと通常の業務に支障をきたしてしまいます。
一度会計ソフトを導入してしまうと簡単には変更できないので、最適な会計ソフトを選択する際の参考になればと思います。
目次
１．会計ソフトの種類は
会計ソフトは大きくインストール型とクラウド型の二つに分けられます。
インストール型とは、PCにソフトウェアをインストールして利用する会計ソフトで、クラウド型とは、PCにソフトウェアをインストールする必要はなく会計ベンダーが稼働させている会計ソフトにクライアントがWeb上でアクセスすることによって利用する形態のことをいいます。
インストール型はインストールしたPCでしか利用できないのに対して、クラウド型は場所を選ばない点に特徴があります。クラウド型はPCとインターネット環境があればどこでも利用できるというメリットがあります。
もちろんインストール型にもメリットがありますので、まだまだ利用されている方が多いというのが現状です。
クラウド型会計ソフトがどのくらい普及しているかのかについては、様々な会社や団体が調査結果を公表していますが、直近でおおむね10％前後というところでしょうか。
２．メリット・デメリット
それぞれの会計ソフトにどのようなメリットがあるのでしょうか。
2.1 インストール型のメリット
・インターネットネット環境に依存しないためクラウド型と比較してレスポンスが早い
・オフラインでも経理業務を行うことができる
2.2 クラウド型のメリット
・インターネット環境があればどこでも利用できる
・PCの故障や盗難などによるデータの紛失・漏えいのリスクがない
・金融機関やクレジットカードと連携・取り込みを行い、仕訳を提案してくれる
・様々なサービスとの連携が進んでいる
・会計ソフトのアップデートは自動で行われ、常に最新の状態で利用できる
このようにそれぞれの会計ソフトにはメリットがあるのですが、クラウド型に対してはセキュリティ面での不安を気にする方が多いのも事実です。
クラウド型会計ソフトの開発ベンダーは金融機関並みのセキュリティを施していると説明していますが、金融機関に限らず情報漏えい事件のニュースはたびたびあり、100％完全なセキュリティというものは存在しません。
情報漏えいのリスクはインストール型でもあるわけで、リスクへの対応策をどのようにとっているかが重要ではないかと思っています。
３．具体的な選択はどうするか
ではどの会計ソフトを導入すればよいのでしょうか。
選択にあたってはいくつかのポイントがあります。
これらのポイントを整理して、一番最適な会計ソフトを選択するのが望ましいでしょう。
3.1 会社の業務フローを考える
会社によっては規模、業種、取引形態、従業員の経理スキルなど千差万別で、一概にこの会計ソフトがいいとはいえません。
クラウド型会計ソフトはUIがシンプルで比較的小規模な企業向けに作られているので、複数の事業部や支店を有しているなど一定規模以上の会社ではかえって非効率になる可能性があります。
また、給与計算、債権債務管理、固定資産管理、在庫管理など他の業務処理との連携のしやすさは大きなポイントとなります。
3.2 会計ソフトに一番重要視するもの
どの会計ソフトでもいえることですが、完全に要求を満たす会計ソフトはありません。
それぞれの会計ソフトには特徴、メリット、デメリットがあり、実際に利用する立場からすると一つとして同じものはありません。
会計ソフトに一番求めるものは何かを最優先事項として、選択することが重要です。
それはシンプルに一番使いやすいものということでもいいんです。実際に利用する従業員が使いにくいものはストレスになりますし、効率性も低下します。
無料で一定期間利用できるものもあるので、実際に利用してみるというのも重要だと思います。
3.3 コストはどのくらいか
やはり気になるのはコスト面でしょう。一番安いものという選択もあるでしょう。
インストール型であれば購入費用のみでランニングコストはかからないと思っているかもしれませんが、バージョンアップや法改正などアップデートが必要な場合もあるので、保守料というランニングコストが通常かかります。
一方でクラウド型は初期費用が発生しないかわりに毎月使用料が発生します。アップデートは随時行われており、追加コストが発生することはありません。
目先のコストだけではなく複数年利用するとしてトータルでコストがどのくらいになるかは計算しておく必要があるでしょう。
４．まとめ
近年急速にシェアを伸ばしているクラウド型会計ソフトは、日々進化し連携サービスも拡大しており、業務効率化という点においては優れています。
クラウド型会計ソフトの登場で、会計ソフト自体の進化は目覚ましいものがあり、インストール型会計ソフトとともに、ますます利便性が高まることが予想されます。
会計ソフトとは、経理業務を効率的に行うためのツールであるため、費用対効果が見込まれる最適なものを選択することになることでしょう。
公認会計士・税理士
東京をはじめ首都圏の店舗経営者に会計、税務サービスを提供しているほか、店舗経営に関する様々なアドバイスを行っている。
経営分析による改善活動を得意としている。
